キャリカク一宮駅前

お仕事を覚えるのに四苦八苦している皆様、ご機嫌は如何でしょうか。
キャリカク一宮駅前利用者・マイルールガチガチマンこと0と申します。

かつて0が販売員をしていたことは、独り言①でちらっと明かしました。
最終職歴は身バレ防止に詳細を伏せますが、キャリカクでいう職業指導員のようなものです。

扱いとしては新規設立に伴う臨時雇いのようなものだったため、
そこでの主な仕事はそこで働く障がい者向けのマニュアル作成でした。

しかしなんと0、当時は何となく自覚し始めていましたが、
説明書やマニュアルを理解するのがチョット難しいタイプの想像力が足りない系ASD。
販売員時代も、説明書を何度読んでも商品の組み立てが出来なくて怒られるなどザラにありました。

今回はそのハードルを経てどのような考えに至ったのか、
そしてお仕事を覚えるのが楽になるマニュアル作成の極意について呟かせて頂こうと思います。

１．百見は一動に如かず

「取り敢えず、0さんにも実践で仕事を覚えてもらいますね」

当時のお仕事はこの一言で始まり、0の軸となりました。
様々な特性を抱える方々と共に上司から仕事のやり方を実践で教わり、
全ての工程を１から１０まで詳細にメモし、全ての工程を写真撮影しました。

事務的な作業はPCの立ち上げ方から、実務的な作業は必要な道具の置き場所から。
あらゆる動作の写真と共に、
読むだけで実際に作業している姿を想像出来るような資料を作りました。

ついでに作業の目的も添えて、その仕事がどう役立つのか明確にするのを忘れずに。

「工程Eを楽にするために工程Bをします」
「この資料は外のお客様の手へ渡るので丁寧に扱いましょう」

目的やゴールが見えているのって、仕事をするモチベーションに繋がりますからね。

様々な工夫を凝らしながら、0はとある思考に至ります。

「これを読めば初見でもやれる」

この言葉が、マニュアル作成をする上での座右の銘となりました。
作成したマニュアルはそのまま引継ぎ資料にもなったので、
当時の上司達は今でも0に足を向けていないのではないでしょうか。

どうしてここまで詳しく記載する必要があるのかと、

却って疑問に思った人も居たかも知れません。

初見で理解出来ないマニュアルなんてシュレッダーの餌にもならんだろうが！！

紆余曲折の末、マニュアルの鬼となった0がキャリカクに放り込まれたのでした。

２．別に作ってしまっても構わんのだろう？

もう一度申し上げます。
0は説明書やマニュアルを理解するのがチョット難しいタイプの想像力が足りない系ASD。
文章だけがずらずらと並んでいるものを理解するのはかなり無理があります。
抽象的な書き方をされると本当に駄目。

それが、目の前にありました。

「何で１つの作業のマニュアルが２種類もあるの！？分ける必要性！？！？」
「うわー、この時の対処法ってどこに書いてあったっけ！見付からねえ！！」
「は？これマニュアルじゃなくて作業概要だろ寝言は寝ry」

こんな心の叫び、あなたにも心当たりがありませんか？

理解出来るマニュアルが用意されていないなら、作ってしまえば良いじゃない。

何がきっかけかは忘れましたが、マニュアル作成依頼が飛び交うようになった0でした。

↑これちょっと難しいな～と思って作った自分用の雑なやつの例。最低限の事しか書いていません。

↑社内用のガチなやつの例。全工程をスクショして見やすく加工・説明を入れています。

理解力は人それぞれだと思います。
0は特殊な環境に身を置いたからこそ、
１から１０まで説明するマニュアルを作成するスキルを培いました。
しかし先ほど提示したように、自分用のマニュアルは走り書きしかしていない雑なものです。
そんなもんで良いのです、だって自分が分かれば良いのだから。

「あの作業、途中で分からなくなるんだよな…」
「もうちょっと効率上げたいなぁ…」

そのようにお困りのあなた、今こそ自分用マニュアルの作成に踏み出すのです。
上司やその作業が得意な同僚にコツを教えてもらうも良し。
自分で工夫してみて、これならやれると思う方法を見付けるも良し。

長ったらしい文章にそろそろお疲れかも知れませんが、
いよいよマニュアル作成の極意っぽい何かをお伝えします。

３．工程はどれだけ分解しても良い

マニュアル作成に必要なのは、工程を分解・理解する力です。
例えば、キャリカク利用者にはお馴染みであろうDM送信。

①ファイルを開く　②自分の名前を探す　③定型文をコピー　④URL開いてフォームを探す
⑤送信可能なフォームか確認　⑥定型文を貼り付けて送信　⑦結果をシートに記入

細部を割愛してザックリ切り分けるだけでも、これだけ分解出来ます。
こうして工程を分解して、
自分がどこまで出来ているか・どのような課題があるかを見付けることが肝要です。
事前に分解・分析をしておくことで、躓いた時に相談もしやすくなってお得ですね。

↑DM送信工程の理解度を整理する時の例。この図に見覚えがある？気のせいです、気のせい。

特にDM送信のような定例作業は理解度が高ければ高いほど良いので、
不安がある箇所は早い段階で相談・擦り合わせをしておきたいですね。

４．作ろうぜ！自分用マニュアル！！

マニュアル作成と言うと手間暇が掛かりまくってしんどいとお思いかも知れませんが、
メモ帳などに要点や困った時のFAQを書いていくだけでも充分です。

「長いマニュアルを見返すのが面倒だから要点だけ別でメモしておこう」
「教えてもらった内容をまとめておこう」

そんなもんで良いのです、だって自分が分かれば良いのだから（大事な事なので）。

↑自分用マニュアル（DM送信）の例。最後の方法、普通にお勧めです。

とは言え走り書きだけでは難しい場合の方が多いと思いますので、
自分の作業をスクショ保存→工程の解説をメモしながら進めるなど、
ひと手間かけて作るのが良いでしょう。
その日の作業は遅くなってしまいますが、
それ以降の作業時間が短縮されるならプラマイゼロですよね。

休憩時間や余った時間できちんとした形式にしていけば、自分用マニュアルの完成です！いえーい！！

0がお勧めするファイル形式はPowerPointです。
変な箇条書きが入るページではなく白紙のページをどんどん追加して、
かなり自由に図や説明を入れています。
最初に目次を作れば欲しい情報をすぐに見付けられますし。

５．最新情報を届けろ！！！！！！！

忘れてはならないのは、あくまで「自分用」マニュアルだということです。
キャリカクのお仕事には、仕様変更が度々あることはあなたもよくご存じでしょう。
そんな時、自分用マニュアルも更新しないと大変なことになります。

自分用どころか社内用のマニュアルも作っていた0が声を大にして申し上げますが、

仕様変更があったら何よりも先にマニュアルを更新して下さい。

もう、何度でも言いますよ。

古い情報のまま放置されているマニュアルなど、
混乱を招くだけの（自主規制）です。

どちらが正しいか分からなくなる前に、更新をして下さい。
放置しておくと古いやり方に固執した結果、ミスを招くだけです。

マニュアルは本来、全員が統一された方法で仕事をするために存在します。
自分用マニュアルを作ることで己のやりやすい方法で仕事が出来るようになりますが、
本来のやり方から外れてしまうリスクもあるという旨をお伝えして締め括らせて頂きます。
皆様も最新情報は常にチェックしながらお仕事をしましょうね。

それでは、ご機嫌よう。

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