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2024年01月23日

正式な文書の書き方

SNSで文書を書く、なんて普通の時代になりました。

自由に書ける時代だからこそ、正式な文書の書き方は遠くなったと感じられます。

画像1:SNSを楽しむ女性

必須の要素

文書は基本的に以下の要素を並べて作られています。

  • 前文 頭語、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶で作られる文
  • 主文 主な内容を書いた文
  • 末文 文末の挨拶と結語(前文の頭語に対応した語)を添える文

ビジネス文書では、これらのほかに件名や発信年月日、送り先名などが追加されます。

今回は上のうち前文と末文を取り扱います。

画像2:ワープロソフトの画面

前文の構成

前文は頭語で構成されます。

  • 時候の挨拶
  • 安否の挨拶
  • 感謝の挨拶

全てお決まりの句がありますので、句を組み合わせれば前文が作れます。

頭語

頭語はその名の通り文章の頭につける語です。

書類の内容に対応する頭語があり、選んで使います。

また、頭語と結語の結語は対応した組み合わせがあります。

  • 一般の文章  頭語:拝啓 結語:敬具
  • 儀礼的な文章 頭語:謹啓 結語:敬白
  • 返信の文章  頭語:拝復 結語:敬具

など

時候の挨拶

時候の挨拶はその季節や月のお決まりの句があります。

天候に合わせて、たとえば10月も暑いならば残暑~の句を使うなどアレンジしてもかまいません。

  • 11月は 向寒の候
  • 1月は  新春の候
  • 5月は  新緑の候

など

安否の挨拶

相手の繁栄や健康を喜ぶ文を安否の挨拶として添えます。

安否というと難しそうですが、お決まりの単語があるので、それらを組み合わせて喜ぶ気持ちを表せば問題ありません。

例 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

感謝の挨拶

相手に目をかけてもらっている恩に礼を述べる文を感謝の挨拶として加えます。

簡単に言えばお礼ですが、口で言うよりも丁寧な文が一般的に使われます。

例 日頃は大変お世話になっております。

画像3:手紙をしたためる男性

末文の構成

末文は、締めの挨拶と結語で構成されています。

文書を締める文ですので、全体の印象がここで決めるといって過言ではありません。

ですが、形式がある文ですので、こちらも決まった句があります。

締めの挨拶

締めの挨拶は字のごとく文章を終わらせる挨拶です。運動会の閉会の挨拶が近いかもしれません。

ここでの句の選び方が、上記にあるように、全体の印象を左右します。

例 まずはご通知申し上げます。

結語

結語は前文の頭語で述べた通り、頭語に対応した結語を使います。

その組み合わせは頭語の例または参考サイトを参照してください。

画像4:手紙を読む男性

まとめ

アプリで前文と末文を自動生成する未来が見えてきました。

すでにWordには自動入力機能があり、ChatGPTに生成させて使っているところもあるそうです。

しかし、WordやChatGPTを利用するにしても、前文と末文の知識がなければ手直しができません。

印象の悪い文書になってしまいます。

そのため、正式な文章の作成方法の知識はこれからも必要でしょう。

参考サイト

FINE BOYS Online https://fineboys-online.jp/lifestyle/regular/detail.php?id=2225&p=1

ビズ式 https://bizushiki.com/anpi

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