キャリカク利用メンバーブログ
2024年05月28日
メモってどう取るの？
キャリカクの業務で新しい作業が入る機会があります。その際にはメモを取って作業方法を書き留めます。
メモを取る際に、もっと使いやすいメモの取り方はあるのだろうか？ と文句が頭をよぎりました。
そんなわけでメモの取り方について調べつつまとめてみます。
なぜメモを取るのか
メモを取る作業は意外に面倒くさい。しかし、メモの大事さも理解している。そんなわだかまりはないでしょうか。一度、メモを取る意味を再確認してみましょう。
メモを取る目的は以下がよく挙げられています。
- ● 物事を忘れないために書き留める
- ● 情報を文字にして整理する。
- ● 可視化できるので要点がをまとめやすい。
また、副次的な効果として、相手によく話を聞いている印象を与えられます。
メモを取るコツ 5選
１．タイトル・日付・場所を記入する。
後で見返した時に状況を記しておくと思い出しやすくなります。
また、メモを探す際にも、これらが目印となって探しやすいです。
これらの項目に追加して相手の名前や会議出席者なども書き留めると、さらに見返す作業が楽になります。
2．要点をまとめる
聞いていることをすべて書き写すのは難しく、読み返す作業も大変になります。
ですので、話の要点だけを書き留めるように気を付けましょう。
3．余白を十分にとる。
余白が十分にあると、作業中に気づいた点など追記しやすくなります。また、メモを読み返すした際に、何がどこに書いてあるのか見やすいです。
4．別の内容は新しいページに書く
ページに余裕があると、そこからメモを取りたくなります。
しかし、メモを探しなおす時にメモが入り乱れていては手間になります。
また、タイトル・日付・場所といった目印も毎回違う場所に書くのも探しにくい要因です。
5．メモは一つにまとめる
メモを記すものは一つに決めておくと、散逸の心配がなく、わからないことがあればまずそのメモ帳を見ればよいので安心感も得られます。
要点をまとめるコツ
上記したとおりメモは要点を取り出してまとめると見やすくなります。ですが,
いきなり要点だけ記せといわれても困ります。
一般に要点となりやすい部分が5W1Hです。その内訳は以下です。
- What │何を │どんな内容なのか。
- Why │なぜ │なにが目的か。
- Who │誰と │参加者は誰か。もしくは一人で行うのか。
- When │いつ │いつまでに終わらせるのか。
- Where│どこ │どこで行う作業なのか。
- How │どうやって │仕事の進め方。
まずはこれを意識してメモを取っていきましょう。
ところで、今回は5W1H法について書きましたが、ほかにも5W3H法やPREP法などまとめ方はほかにもあります。
まとめ
メモの取り方を調べていると、後で読み返したときに読みやすいか、メモを探しやすいか、が重要なポイントとなっていました。今回挙げたコツ以外にも、読み返せるように殴り書きをしない、などがありました。これも上記の2つのポイントに入るのコツだと思います。
メモを取る作業は自分のためだけでなく、指示する上司や共に働く同僚のためにもなります。何か聞く際にはできるだけメモを取るようにしたいです。
参考にしたサイト
maruman
新社会人必見！仕事で役立つ「メモの取り方」と「メモ用ノートの選び方」！
https://www.e-maruman.co.jp/yomubungu/detail/20220331101247.html
業務効率化ガイド
【図解あり】仕事で役立つ上手なメモの取り方・コツとは？
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